INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI QUORUM DI DIAMANTI, POLICASTRO, PREGLIASCO & C. SAS (di seguito il “Titolare”), in qualità di Titolare del trattamento dei dati, ai sensi degli articoli 13-14 del Regolamento UE n. 679/2016 – Regolamento generale sulla protezione dei dati (di seguito, il “GDPR”), e successive modifiche e integrazioni, raccoglie e successivamente tratta i dati personali dei partecipanti (di seguito l’”interessato”) – anche in qualità̀ di relatori, docenti o discenti – al workshop di alta formazione Election Days™ (di seguito, “l’Evento”), tenuto anche virtualmente.

1. Categorie di dati personali

I dati personali trattati dal Titolare sono raccolti direttamente e liberamente forniti dagli Interessati. Queste informazioni riguardano dati personali (es. dati anagrafici, dati di contatto, numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica), informazioni riguardanti la propria persona (es. professione svolta, esperienze professionali, esperienze politiche, motivazione per partecipare a ED21, ecc.), dati per disporre pagamenti e quanto di altro richiesto o comunicato volontariamente nel form di iscrizione all’evento. Possono essere raccolte ed elaborate immagini fotografiche e video con l’intento di raffigurare l’Evento stesso e le attività condotte e non la singola persona. infatti, nell’eventualità di riprese audio/video e fotografie di soggetti in primo piano sarà richiesto il consenso e liberatoria all’uso.  

2. Finalità del trattamento

I dati personali degli Interessati, forniti mediante la compilazione del form di iscrizione all’evento, sono trattati per le seguenti finalità:

1. iscrizione e partecipazione all’Evento, compresa la comunicazione dei suoi dati (solo quelli necessari) a terzi (es. agenzie viaggi) per l’erogazione delle premialità;
2. adempimenti fiscali, amministrativi e contabili strettamente connessi alla suddetta partecipazione;
3. esecuzione di specifici compiti previsti da leggi, regolamenti o norme comunitarie;
4. distribuzione gratuita della documentazione relativa all’Evento;
5. invio di comunicazioni e/o documentazione da parte del Titolare per aggiornare l’Interessato su futuri Eventi, promossi dalla scrivente organizzazione, nell’ambito della stessa area di interesse, sia attraverso strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, posta elettronica, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc.) e mediante modalità di contatto tradizionali (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore);
6. per la sicurezza delle reti (cyber security), l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria e stragiudiziale (per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR) della scrivente organizzazione.

Il trattamento dei dati personali è eseguito, sotto l’autorità del Titolare, da soggetti appositamente designati, autorizzati ed istruiti al trattamento di cui all’art. 2-quaterdecies del D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003, come modificato dal D.lgs. n. 101 del 10 agosto 2018 (di seguito la “Legge sulla Privacy”) e di cui agli articoli 29 del GDPR, mediante strumenti manuali, automatizzati o telematici, con logiche strettamente connesse alle finalità e comunque in modo tale da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.

3. Base giuridica del trattamento, conseguenze del rifiuto e consenso dell’interessato

Con riferimento alle finalità di cui alle lettere a), b), c) e d), il conferimento dei dati personali è facoltativo ma obbligatorio per la partecipazione all’Evento. Nel caso in cui gli Interessati non comunichino i propri dati essenziali e non consentano il trattamento dei dati, non sarà possibile procedere al completamento e all’esecuzione dei servizi proposti e dar seguito agli obblighi contrattuali intrapresi, con conseguente pregiudizio per il corretto assolvimento degli obblighi relativi alla gestione amministrativa, contabile e fiscale. Pertanto, la base giuridica del relativo trattamento dei dati è la piena partecipazione all’Evento di cui all’art. 6, comma 1, lett. b) del GDPR. Per tutti i dati non essenziali il conferimento è facoltativo. Per ulteriori finalità saranno richiesti specifici e puntuali consensi, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. a) del GDPR.

4. Periodo di conservazione

I dati personali saranno conservati, in generale, fintanto che persistono le finalità del trattamento. Fermo restando quanto precede, il Titolare può conservare alcuni dati personali dell’interessato anche dopo la cessazione del trattamento, esclusivamente per gli ambiti di difesa o tutela dei suoi diritti, ovvero in quelli definiti dalla legge o per ordine di un’autorità giudiziaria. autorità o del governo, e fino alla fine del periodo di prescrizione legale (10 anni) purché il rapporto non si rinnovi nuovamente.  

5. Trasferimenti extra EU

Il trattamento dei dati avverrà principalmente in Italia e nell’Unione Europea, salvo il trasferimento negli USA per l’utilizzo della piattaforma DROPBOX e il servizio hosting di DigitalOcean, sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dall’Autorità di Controllo nel rispetto delle garanzie a favore degli Interessati.  

6. Soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e contesto di comunicazione

In relazione alle finalità del trattamento dei dati sopra indicate, ed entro gli stretti limiti di pertinenza a tali finalità, i dati personali dell’Interessato potrebbero essere comunicati ai seguenti soggetti, ai fini dell’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento:

• ad Autorità fiscali e altre Autorità pubbliche, ove obbligatori per legge o su loro richiesta;
• a istituti finanziari per l’esecuzione dei pagamenti relativi alla sottoscrizione;
• alle strutture e/o società esterne di cui il Titolare si avvale per lo svolgimento delle attività connesse, strumentali o conseguenti all’iscrizione e alla successiva partecipazione all’Evento (quali servizi stampa, elaborazione dati e consulenze informatiche, attività promozionali di aziende partecipanti all’Evento, invio del programma dell’evento, prenotazioni alberghiere, ecc.);
• a soggetti interni autorizzati e consulenti esterni in qualità di Responsabili del trattamento, che svolgono specifici compiti ed operazioni (es. per la gestione degli adempimenti fiscali);
• ad agenzie di viaggio, tour operator, per l’erogazione delle premialità previste dall’Evento;
• al cliente e soggetti che partecipano all’Evento come sponsor o aziende partner ove presenti e quando consentito.

I soggetti di cui sopra, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati, quando non designati Responsabili del trattamento, tratteranno i dati personali in qualità Titolari del trattamento secondo il GDPR, in piena autonomia, essendo completamente separati dall’originale trattamento eseguito dal Titolare. Senza il consenso alla comunicazione dei dati personali e ai relativi trattamenti, nei casi in cui è previsto dal GDPR, le operazioni che richiedono la comunicazione potrebbero non essere eseguite, con conseguenze note all’Interessato. A richiesta è sempre disponibile presso la sede legale del Titolare l’elenco dettagliato e aggiornato di tali soggetti.

7. Minori di anni 14

Il servizio di registrazione online non contiene informazioni né funzionalità o servizi direttamente destinati a utenti di età inferiore a 14 anni. Si invitano, dunque, tutti gli utenti che non abbiano compiuto 14 anni a non comunicare in nessun caso i propri dati personali senza previa autorizzazione di un genitore o dell’esercente la potestà genitoriale. Qualora si venisse a conoscenza del fatto che i dati personali siano stati forniti da persona minore di età (minore di anni 14) si provvederà all’immediata distruzione degli stessi, riservandosi altresì la facoltà di inibire l’accesso ai servizi disponibili sul sito a qualsiasi utente che abbia nascosto la propria minore età o che abbia comunque comunicato i propri dati personali in assenza del consenso di chi esercita la potestà genitoriale. In caso di violazione di quanto sopra da parte di un minore di 14 anni, il titolare del servizio non potrà considerarsi responsabile dell’accaduto e non risponderà di richieste di risarcimento di danni diretti e/o indiretti derivanti e conseguenti da tale violazione.

8. Diritti degli Interessati

Gli articoli 15 e seguenti del GDPR conferiscono all’interessato il diritto di ottenere:

• la conferma o il diniego dell’esistenza di dati personali relativi all’interessato, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in un formato comprensibile;
• indicazione dell’origine dei dati personali, delle loro finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici e degli estremi identificativi del Titolare;
• aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti e successivamente trattati. La documentazione di tali operazioni, anche relativa al loro contenuto, è portata a conoscenza degli Interessati i cui dati sono stati comunicati o pubblicati, salvo il caso in cui tale compito sia impossibile da eseguire o richieda l’utilizzo di strumenti ovviamente sproporzionati in relazione al diritto concesso.

Inoltre, l’interessato ha diritto di:

• opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei propri dati personali, ancorché coerenti con lo scopo della raccolta;
• proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali come previsto dal GDPR.

Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti ai quali i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati ed esercitare i diritti riconosciuti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, ai sensi dell’articolo 12 del GDPR e nei limiti della sezione 2-undecies del Codice della Privacy, l’Interessato può contattare il Titolare del trattamento dei dati ai seguenti recapiti:

• QUORUM DI DIAMANTI, POLICASTRO, PREGLIASCO & C. SAS – sede Corso Francia 4/bis 10143 Torino (TO) Italia – codice fiscale e partita iva 10585190019 Tel .: ____________________ – Email: info@agenziaquorum.it